Każdy pracodawca zobowiązany jest do odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia , a także odprowadzania zaliczki na PIT z każdej pensji. W jaki sposób zatem poprawnie prowadzić kadry swojego przedsiębiorstwa?
Kadry to jeden z elementarnych działów w księgowości firm, zatrudniających sporą liczbę pracowników. W nich obliczane są składki ubezpieczeniowe, wynagrodzenia oraz zaliczki na podatek dochodowy. Tworzone są z dokumentów zawierających wszystkie niezbędne, w celach wynagrodzeniowych, składkowych i podatkowych, informacje umożliwiające obliczenia, które posłużą do wypełnienia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najbardziej znaczących dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych.
Kartoteka wynagrodzeń musi składać się z takich informacji jak:
- dane o zatrudnieniu ( ewentualna data rozwiązania umowy, rodzaj umowy, data zawarcia)
- dane o wynagrodzeniu ( premia, dodatki, płaca zasadnicza, nagrody i inne)
- dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, PESEL, drugie imię, nazwisko rodowe, NIP, imię matki, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości)
- dane adresowe pracownika ( numer mieszkania, województwo, numer domu, kod pocztowy, poczta, telefon, gmina, kraj, miejscowość, powiat, ulica)
Lista płac
To rodzaj dokumentu księgowego, występujący w rachunkowości, uwierzytelniający naliczenie wypłaty dla pracowników, wraz ze wszelkimi składkami uiszczanymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Powinna ona zawierać pewne stałe elementy, czyli:
- datę wystawienia
- nazwę pracodawcy
- numery stron
- miesiąc, którego dotyczy
- informacje o wysokości uiszczonych składek ZUS-owskich
- informacje o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- informacje o przyznanych prowizjach
- informacje o przyznanych nagrodach
- informacje o wysokości zaliczki na pit
- informacje o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
- wykaz godzin przepracowanych nadliczbowo
- informacje o przyznanych premiach
- informacje o wynagrodzeniu netto i brutto
- informacje o wysokości wymiaru podstawy
- oznaczenie albo nazwę listy płac