Elektroniczne dokumenty wciąż potrzebują podpisu elektronicznego. Za to, dzięki nowelizacji ustawy, nie są już kwestionowane przez fiskusa.
Nowoczesne wysyłanie faktur drogą internetową ułatwia pracę właścicielom działalności gospodarczej. Są znacznie bardziej praktyczne od klasycznych papierowych wydruków. Korzystając z tej metody przesyłania faktur, można wiele zaoszczędzić na papierze drukarskim, kopertach, znaczkach pocztowych, jak też na samym tuszu do drukarek. Lecz zgodnie z Rozporządzeniem MF oraz artykułem 106 ustęp 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, istotnym warunkiem używania tejże metody, jest m.in. pisemne pozwolenie odbiorcy dokumentu sprzedażowego na ten rodzaj wysyłania
Co więcej,firmowe dokumenty takie jak VAT w formie elektronicznej, należy archiwizować na specjalnie zabezpieczonych komputerach. Ważne, by były one chronione przed wirusami i pozostałymi zagrożeniami mogącymi powodować trwałą utratą danych. Muszą także zostać zabezpieczone przed niezgodnymi z prawem zmianami i nieupoważnionym wglądem w dane osobowe. Jednakże, ma to swoją korzyść w przypadku zagospodarowanego miejsca w firmie. Zamiast tony papierów, przechowuje się tylko nośnik danych.
Koszty elektronicznego podpisu
Wadą elektronicznych dokumentów pozostaje konieczność zainstalowania w firmie kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wykupienia co rok lub co dwa lata certyfikatu.. Za podpis trzeba zapłacić zatem od 300 do 600 PLN. Jest to koszt zakupu oprogramowania, czytnika i kart koniecznych do tego, by podpisać się elektronicznie. Natomiast, odnowienie certyfikatu to koszt 130 zł. rocznie.